Die Vorteile, welche ein solcher schrittweiser Projektablauf mit sich bringt, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Da die Anforderungen im Pflichtenheft bereits vor dem ersten Anbieterkontakt umschrieben werden, sind subjektive Beeinflussungen durch bestehende Lösungsansätze oder Präsentationen von Anbietern ausgeschlossen.
• Mit der Zielformulierung und der Festlegung der Anforderungen im Pflichtenheft werden konzeptionelle Vorarbeiten geleistet, welche die Basis für den erfolgreichen Verlauf des Projektes bilden.
• Da mehrere Alternativen geprüft werden, kann überhaupt eine Auswahl der ?besten? Lösung getroffen werden. Durch diesen direkten Vergleich mehrer Produkte werden zudem die Risiken minimiert.
• Die Aufnahme der Detailanforderungen für das Pflichtenheft stellt einen frühzeitigen Einbezug der Mitarbeiter ins Projekt sicher. Dies ist ein wesentlicher Punkt für die spätere Akzeptanz einer neuen Lösung innerhalb der eigenen Unternehmung.
• Da der Anbieter detailliert auf das Pflichtenheft eingehen muss, sind unliebsame Überraschungen bei der Umsetzung weitgehend vermeidbar. Zudem lassen sich durch die strukturierte Vorgehensweise gute Voraussetzungen für die Absicherung der Leistungen, Termine und Kosten bei den Vertragsverhandlungen schaffen.
• Die im Pflichtenheft umschriebenen Anforderungen und das entsprechende Leistungsversprechen des Anbieters lassen sich in den Vertrag integrieren und sorgen damit auch für eine rechtliche Absicherung.